آموزش: اصول کلی مدیریت پروژه در کسب و کار

مدیریت پروژه به یک سری اعمال بهم پیوسته گفته میشود که آغاز، برنامهریزی، انتخاب تیم، کنترل، اجرا و به نتیجه رسیدن پروژه را شامل میشود. در هر پروژه تلاش میشود که تولید یک محصول یا ارائهی خدمات با نتیجهای مطلوب همراه شود. مدیریت پروژه نیازمند توسعهی مهارتهای فنی و اصول مدیریتی ممتاز است و درواقع چالش اصلی در روند ادارهی پروژه، دستیابی به تمامی اهداف مورد نظر با وجود مدیریت محدودیتهای زمان، کیفیت و بودجه است.

معرفی مدیر پروژه

مدیر پروژه فردی است که مسئول تصمیمگیریهای بزرگ و کوچک است. او رکن اصلی ابتکار، برنامهریزی، طراحی، اجرا، نظارت، کنترل و اتمام کار پروژه است. بسیاری از مشاغل مانند: ساخت و ساز ساختمانی، معماری، پتروشیمی، فناوری اطلاعات و بسیاری از صنایع مختلف که محصولاتی تولید و خدماتی ارائه میدهند به شخصی برای مدیریت پروژه احتیاج دارند.

مدیر پروژه باید ترکیبی از تواناییها را شامل قدرت نفوذ، قدرت تشخیص و پیشبینی بالا، یافتن راهحل مناسب با وضعیت و همچنین مهارت مدیریت عمومی داشته باشد. اما مهمترین وظیفهای که مدیر پروژه بر عهده دارد «مدیریت خطر» است. خطراتی که در روند هدفمندی پروژه اختلال ایجاد میکنند لازم است حذف و رفع شوند. میزان ریسک باید در تمام طول اجرای پروژه سنجیده شود و تصمیمات بجای او مستقیما موجب سوددهی شود.

از دیگر وظایف مدیر پروژه میتوان این موارد را نام برد: «تعریف هدف، برنامهریزی فعالیتها، برنامهریزی منابع، برآورد زمان، برآورد هزینه، توسعهی بودجه، تهیهی مستندات، ایجاد نمودارها و برنامهها، تحلیل ریسک، مدیریت خطرات، نظارت و گزارش پیشرفت، رهبری تیم، همکاری تجاری، ارتباط با فروشندگان، مقیاس پذیری، کنترل کیفیت و...»

مراحل تکامل یک پروژه

به طور کلی روند برنامهریزی یک پروژه به این ترتیب انجام میشود:

• آغاز کار
• برنامهریزی
• تولید یا اجرا
• نظارت و کنترل بر روند کار
• تکمیل پروژه و اتمام کار

در ادامه هر مورد را با هم بررسی میکنیم:

آغاز کار:

در مرحلهی آغاز، ماهیت و دامنهی پروژه تعیین میشود تا درک درستی از محیط کار و هدف مشخص شود. این کار شامل موارد زیر است:

• تجزیه و تحلیل اهداف کوتاه مدت و بلند مدت در کار
• تعیین عملیات لازم، وظایف و برنامهها
• تجزیه و تحلیل موارد و شرایط مالی، سقف بودجه، مزایا و هزینهها
• بررسی تعداد و شرایط سهامداران، کاربران و پرسنل
• دستهبندی نقاط قوت، ضعف، فرصتها و تهدیدها

برنامهریزی:

پس از مرحلهی آغاز، پروژه به یک سطح مناسب از جزئیات برنامهریزی شده رسیده است. در این مرحله هدف اصلی این است که درمورد هزینه، زمان و منابع، مدیریت و برنامهریزی دقیقتری داشته باشیم. برنامهریزی پروژه عموما شامل موارد زیر است:

• انتخاب تیم برنامهریزی
• تعیین فعالیتهای لازم برای تکمیل نتایج
• بررسی منابع مورد نیاز برای فعالیتها
• برآورد زمان و هزینهی فعالیت
• برنامهریزی برای مدیریت ریسک
• تدابیر تضمین کیفیت
• دریافت مجوزهای لازم جهت شروع کار

تولید یا اجرا:

زمانی که برنامهریزیها بطور دقیق انجام شد، حال میتوان با تکیه بر آن برنامه و هماهنگی منابع انسانی و کارمندان، اجرای پروژه را به بهترین نحو پیش برد. خروجی این مرحله نتایج پروژه است.

نظارت و کنترل:

نظارت و کنترل شامل اعمالی هستند که در مسیر اجرای پروژه صورت میگیرند، تا مشکلات احتمالی را به موقع شناسایی کرده و درصدد اصلاح آن برآیند. مزیت کلی نظارت این است که مشاهده و اندازهگیری منظم، نتایج درستی را طبق برنامه در اختیارمان میگذارد. مراحل کنترل پروژه نیز به شرح زیر است:

• بررسی فعالیتهای درحال انجام (جایی که اکنون هستیم)
• نظارت بر متغییرهای پروژه مانند هزینه و میزان تلاش
• بررسی اهداف در هر مرحله (جایی که باید باشیم)
• پیشبینی و تصمیمگیری سریع برای اقدامات اصلاحی
• تشخیص عوامل مخل پیشروی یکپارچه در کار

در برخی پروژههای چند مرحلهای نیز لازم است بین هر فاز کاری، اقدامات اصلاحی یا پیشگیرانه قبل از شروع فاز بعد انجام شود که به شرح زیر هستند:

• پشتیبانی از کاربر
• اصلاح خطاهای پیشین
• بروز رسانی محصول در این وقفه

اتمام کار:

این مرحله شامل پذیرش پایان کار بطور رسمی و بایگانی فایلها و اسناد است. بعلاوه لازم است پس از پایان هر پروژه به تجزیه و تحلیل روند کار پرداخته و از تجربیات جدید به دست آمده درس بگیریم:

• بررسی خطرات پیشآمده
• تجزیه و تحلیل مقدار و ارزش سود
• نظرسنجی از متخصصان
• اندازهگیری هزینههای کلی
• مقایسهی اهداف اولیه و دستآوردهای نهایی

انواع روشها و ابزارهای مدیریت پروژه

سازمانهای مخصوص مدیریت پروژه

هر روزه به تعداد شرکتها و سازمانهایی که با نیروهای متخصص مسئولیت مدیریت پروژهها را به عهده میگیرند افزوده میشود. این سازمانها اغلب به صورت خصوصی و غیرانتفاعی فعالیت میکنند و میتوانند با اطلاعات تخصصی خود در مسیر تصمیمگیری کسبوکار همراه و یاریدهندهی شما باشند.

نرمافزارهای مدیریت پروژه

مدیران پروژه از نرمافزارهای مدیریتی برای سازماندهی وظایف و کارکنان خود استفاده میکنند. این نرمافزارها به مدیران اجازه میدهند تا گزارشها و نمودارها در مدت چند دقیقه ترسیم شوند و برنامهریزی، سازماندهی، استخراج اطلاعات، برآورد منابع برای اجرای پروژه را میسر میسازند. همچنین هرچه پیچیدگی نرمافزار بیشتر باشد، امکانت بیشتری شامل: کنترل هزینه، مدیریت بودجه، تخصیص منابع، ارتباطات و همکاری، تصمیمگیری، گردش کار، مدیریت خطر، کیفیتسنجی، بایگانی اسناد و... خواهد داشت.

مدیریت پروژه مجازی

نمونهی دیگری از مدیریت پروژه برای همکاریهای از راه دور است که افراد متخصص از طریق نرمافزارهای ارتباطی هدایت و مدیریت کار را به عهده میگیرند.

چگونه پروژههایمان را مدیریت کنیم؟

اگر میخواهید مدیر پروژهی شرکت خود باشید و ترسیم نقشهی راه برنامهریزی و کنترل کسبوکارتان را بیاموزید با مراحل زیر همراه باشید:

صحبت کردن با مشاوران و کارمندان

طرح مورد نظرتان را با مشاوران و سهامداران شرکت در میان بگذارید و نظر آنها را درمورد جزئیات پروژه بپرسید. هیچ چیز بدتر از تغییر برنامه در وسط راه نیست. پس از همان اول نظر افراد باتجربه را جویا شوید و اصلاحات لازم را اعمال کنید. بعلاوه قبل از اینکه مسئولیتهایی به تیم کاریتان بسپارید و کار را شروع کنید، لازم است آنها را کاملا در جریان برنامهها و نقشهی راه قرار دهید تا متعهدانه به وظایفی که از آنها خواستارید عمل کنند. گاهی در این گفتوگوها نظرات و ایدههای جدیدی نیز برای تکمیل طرح عنوان میشود.

اما برای نوشتن طرح اولیهتان لازم است نکاتی را مدنظر داشته باشید. هر پروژه دارای سه موضوع اصلی است؛ «هدف، برنامهریزی و برآورد هزینههای اولیه». تعیین کردن این سه مورد نشان میدهد که انجام دادن آن پروژه امکانپذیر است یا خیر. بعلاوه طرح اولیه راهنمای شما تا انتهای کار خواهد بود و لازم است در تمام مسیر اجرا به این طرح رجوع کنید و بررسی کنید که در مسیر درستی حرکت میکنید. به همین دلیل طرح اولیه باید بینقص باشد و اصلاحات لازم روی آن صورت گیرد. موارد دیگری نیز مانند «مدیریت خطر، کیفیت، تدارکات، کارکنان و امور ارتباطی» احتیاج به نوشتن و ترسیم طرح مدیریتی دارند.

تعیین وظایف و مسئولیتها

حال که طرح اولیهی کسبوکارتان را آماده کردید و اصلاحات لازم روی آن انجام شد، وقت آن رسیده که برای هر کدام از کارکنان شرکت مسئولیت مشخصی در نظر بگیرید. درواقع شما برای پیشبرد پروژهتان به اعضای زیر احتیاج دارید.

• مدیر پروژه: چه شما مدیر پروژه باشید و چه شخص دیگری را در این سمت استخدام کرده باشید، وظیفهی این فرد کنترل، اجرا و سرپرستی تیم کاری است.
• اسپانسر پروژه: شخصی که دست راست مدیر پروژه محسوب میشود و وظیفهی حمایت، بررسی و تایید روند اجرا و پیشبرد کار را بر عهده دارد. (تمرکز بر شروع و روند اجرا)
• کارشناسان کسبوکار: این افراد بر محصول نهایی یا کیفیت خدمات نظر میدهند و براساس بررسیهایی که طبق جدول زمانی مشخصی انجام میدهند، خروجی کار را میسنجند. (تمرکز بر صحت وکیفیت خروجی)
• تیم کاری: تمامی افرادی که برای تولید محصول یا ارائهی خدمتی خاص در کنار هم کار میکنند. این افراد میتوانند در زمینهی طراحی محصول، بخش فنی و... مشغول باشند.
• کاربران محصول: افرادی هستند که قبل از مشتری از محصول یا خدمات استفاده میکنند و نظر خود را اعلام میکنند. وجود این افراد سبب بررسی کیفیت قبل از تولید انبوه و بازاریابی و معرفی عمومی میشود.

اعضای دیگری مانند حسابرسان، تحلیلگران کیفیت و میزان خطر، تدارکات و... نیز ممکن است همراه شما باشند.

برگزاری جلسهی گروهی

پس از اینکه به هر کدام از کارمندان وظایفشان را معرفی کردید، لازم است یک جلسهی کلی با حضور تمامی اعضا تدارک ببینید. این یک راه موثر برای هماهنگی بخشهای مختلف کار است و موجب برقراری ارتباط و شکلگیری اعتماد و روحیهی همکاری میشود. مطالبی که شما بعنوان کارفرما در این جلسه عنوان میکنید شامل «دیدگاه و استراتژی کار، چشمانداز پروژه، نقشها و وظایف، قوانین و تعهدات تیم، نحوهی تصمیمگیری تیمی و...» است.

نوشتن قرارداد همکاری

همانگونه که میدانید برای شروع هرنوع همکاری نوشتن قرارداد لازم و ضروری است. در متن قرارداد توجیه اهداف کاری، مدت زمان همکاری، مزایا و حقوق تکمیل پروژه، پارامترهای ضروری و همچنین قوانین منجر به لغو همکاری ذکر میشود.

توسعهی طرح اولیه

پس از انعقاد قرارداد همکاری و شروع کار، لازم است برنامهریزی اولیهای که داشتهاید را بطور مداوم مورد ارزیابی قرار دهید و از ابتدا تا انتهای پروژه این بررسی را تکرار کنید.

• منابع لازم برای هر کار را انتخاب کرده و مدت زمان لازم برای اتمام آن را پیشبینی کنید.
• برای هر وظیفه بصورت ساعتی، حقالزحمهای در نظر بگیرید.
• واقعبینانه به محدودیتها توجه کنید.
• برای تاریخهای مهم برنامهای تقویمی تدارک ببینید. (شروع، پایان و مدت انتظار بابت هر بخش)
• یادداشت هزینهی صرف شده و سود حاصل از کار و...

تجزیه و تحلیل کیفیت پروژه

کیفیت پروژه یعنی اطمینان حاصل کنیم که محصول نهایی مطابق درخواست مشتری است، به طوری که کارکنان شرکت هم متقاضی استفاده از آن هستند. برای داشتن محصولات و خدمات با کیفیت باید از بروز اشتباهات جلوگیری کرد و خطرات و موانع را کاهش داد. خطرات پروژه رویدادهایی هستند که میتوانند در مسیر پروژه رخ دهند و تاثیر قابل توجهی در عملکرد و پیشبرد کار بگذارند. قطعا هیچ مدیر و کارفرمایی دوست ندارد برنامهریزیهایش دستخوش تغییرات غیرمترقبه شود. برای پیشبینی و جلوگیری از بروز این خطرات میتوانید مقالهی «مدیریت خطر» را مطالعه کنید.

مهارت برقراری ارتباط

در تمامی مواردی که در بالا اشاره شد، مهارتی بنیادی و ضروری به نام «برقراری ارتباط» نهفته است. شما به عنوان یک مدیر یا کارفرما به این هنر ارزشمند در تمامی جنبههای کارتان نیازمندید؛ از معرفی طرح و مشاوره گرفته تا توجیه کارکنان و بررسیهای حین کار و حتی بازاریابی و ارائهی محصول نهایی و فروش و...

پس از این ابزار قدرتمند مدیریتی و نفوذ غافل نشوید تا بتوانید تمامی تیم را متحد و یکپارچه در جهت برآوردن اهدافتان هدایت کرده و به نتیجه برسانید.