۱۰ راه حل مفید برای مدیران در مدیریت زمان

زمان با ارزشترین منبع و سرمایهی افراد شناخته میشود. این منبع غیر قابل بازگشت برای مدیران از ارزش بیشتری برخوردار است. این قشر از جامعهی کاری، بدلیل داشتن وظایف بیشتر، ممکن است در مدیریت بهینهی زمان با مشکل مواجه شوند و در انجام کارها دچار سردرگمی شده و تمرکز خود را از دست بدهند. راه حلهای آسانی برای مدیریت زمان توسط این گروه از افراد وجود دارد که در ادامه با ۱۰ مورد از آنها آشنا میشویم.

۱. ضربالاجلهای کوتاهمدت تعریف کنید و به آنها پایبند باشید

سعی کنید برای انجام کارها ضربالاجل کوتاهمدت تعریف کنید. به طور مثال اگر تصور میکنید یک وظیفه برای انجام شدن به دو روز زمان نیاز دارد، یک ضربالاجل یک و نیم روزه برای خود تعریف کنید و به آن پایبند باشید. سعی نکنید کارها را به بهترین نحو انجام دهید و بیش از این که به عالی بودن نتیجه فکر کنید، به انجام شدن آن وظیفه فکر کنید.

۲. کارهای مهم را در تقویم اضافه کنید

منتظر خالی شدن زمان برای انجام کاری نباشید. اگر وظیفهی مهمی دارید هر چه سریعتر زمانی را در تقویم خود به آن اختصاص دهید چون در غیر این صورت، افراد دیگری یا خود شما آن زمان خالی را اشغال خواهید کرد. به عبارت دیگر کارهای غیر مهم نیز مانند مایعات پخش میشوند و روزهای خالی شما را پر میکنند.

۳. چندوظیفگی را ترک کنید

چندوظیفگی یا Multi-tasking آفت بزرگی برای تمرکز و مدیریت زمان برای همهی افراد است. مدیران که وظایف بیشتری نسبت به افراد عادی دارند، بیش از همه در معرض این عادت اشتباه قرار دارند. سعی کنید با تمرکز بر هر وظیفه در یک زمان، تمرکز خود را برای انجام کارها حفظ کنید.

۴. کارها را واگذار کنید

سعی نکنید تمام کارها و وظایف را به تنهایی انجام دهید. اگر کاری از عهدهی شما خارج است یا زمان انجام آن را ندارید، آن را به دیگران محول کنید.

۵. تیمی منسجم با بهرهوری بالا تشکیل دهید

سعی کنید افرادی که از شما باهوشتر، سریعتر، باتجربهتر و بهتر هستند را استخدام کنید. از این امر نترسید و مطمئن باشید یک تیم با بهرهوری بالا میتواند به پیشرفت کارهای شما سرعت زیادی بدهد. چنین تیمی نیاز به مدیریت بیش از حد نیز ندارد و افراد تنها با دانستن حوزهی وظایف و اختیارات خود برای پیشرفت آن تلاش میکنند.

۶. برنامهی کاری و زمانی خود را تقسیمبندی کنید

سعی کنید یک روز در هفته را برای منظم کردن برنامهی کاری اختصاص دهید. بهتر است در این برنامهی کاری هدفهای مدتدار مشخص کنید و وظایف را در این تقسیمبندی ها پخش کنید. به طور مثال اهداف هفتگی یا چندروزه میتواند برای تقسیمبندی وظایف بسیار مفید باشد و آخر هفتهها بهترین زمان برای انجام این طراحی و تقسیمبندی است.

۷. کارهای غیر مفید را به آخر روز موکول کنید

همهی ما میدانیم که چک کردن ایمیلها و حسابهای کاربری شبکههای اجتماعی، زمان را هدر میدهند و بازدهی بالایی ندارند. بهتر است کارهای اینچنینی که باوجود فایدهی کم مجبور به انجام آنها هستید را به آخر روز موکول کنید و بدین ترتیب زمان مفید ابتدای روز را که خلاقیت بیشتری دارید با انجام کارهای غیر مفید هدر ندهید.

۸. اگر موفق به انجام کاری نمیشوید، آن را رها کنید یا کمک بگیرید

برخی اوقات وظایف و کارهایی پیش میآیند که پس از تلاش زیاد، در میيابید که موفق به انجام آن نخواهید شد. در این مواقع بهتر است آن کار را برای مدتی کنار بگذارید تا بتوانید تمرکز خود را مجددا به دست بیاورید. راه حل دیگر این است که از افراد متخصص برای انجام آن کار کمک بگیرید و به صورت تیمی برای حل مشکل اقدام کنید.

۹. از مشاورههای یک مربی یا منتور استفاده کنید

در علم کسب و کار منتور به معنای فردی است که در زمینهی کاری شما تجربه دارد و میتواند با شرح تجربیات خود، شما را در انجام کارها راهنمایی کند. منتورها الزاما به شما راه حل نشان نمیدهند بلکه میتوانند با تعریف کردن تجربیات خود، الهامبخش شما در تصمیمگیری در مواقع مختلف باشند. بعلاوه، مشاوره با یک فرد باتجربه در زمانی که کارها با مشکلات بزرگی مواجه شدهاند، میتواند قوت قلبی برای ادامهی کار باشد.

۱۰. برنامهی زمانی را طوری تنظیم کنید که به بدن و روحیات شما آسیب نرسد

شما به عنوان یک مدیر باید بیش از بقیهی افراد نگران سلامتی جسمی و روحی خود باشید. چرا که در صورت از دست دادن سلامتی، تیم شما یکی از ستونهای خود را از دست میدهد و ممکن است در انجام وظایف با مشکل مواجه شود. همیشه در برنامهی کاری خود زمانی را برای استراحت یا ورزش اختصاص دهید و وظایف خود را طوری تنظیم کنید که از لحاظ روحی و جسمی توانایی انجام آنها را در مدت زمان مشخص داشته باشید.